Manual projects

Development

On this page most information about the Capturum Software Group is found in a central place. This so you can read and find the information here whenever you need it.

This document is being filled continuously . So if you are missing any information please don’t hesitate to ask.

Projectmanagement information

Below a set of Projectmanagement information can be found. These pages are in Dutch mostly as projectmanagement is all Dutch.

Helpdesk

Helpdesk proces

PROJECTMANAGEMENT

  1. Helpdesk ticket komt binnen in Jira service management (direct in het portaal of door te mailen naar helpdesk@emendis.nl). Wanneer een bug telefonisch wordt gemeld dan zet de ontvanger van de melding deze alsnog in Jira.
  2. Controleer of de klant een SLA heeft. Zo niet, informeer dat er additionele kosten berekend kunnen worden.
  3. Controleer of het een issue betreft en of ze reproduceerbaar is.
    1. Is het probleem/ticket niet duidelijk? Communiceer dan met de klant en vraag om meer duidelijkheid (screenshot?). Zet het ticket op ‘pending’.
  4. Is het ticket te reproduceren? Assign het ticket aan het de juiste developer en plan het in.
  5. Na verhelpen van de melding kan de developer direct in het ticket de klant op de hoogte stellen of zijn/haar projectmanager vragen om een reactie te plaatsen.

Wat mag je verwachten van je Developer (stuur hier op):

  1. Is er een high priority ticket assigned? Zet het ticket in Jira “In Progress” en ga aan de slag.
    1. Mocht je eventueel in kunnen schatten wat het kost om dit probleem op te lossen doe dit in circa 5 minuten. Koppel dit terug naar projectmanagement.
  2. Los het probleem op en koppel dit terug naar projectmanagement.
    1. Koppel terug naar de klant dat het issue is verholpen.
    2. Zet het ticket op ‘resolved’.
  3. Log de gewerkte uren op het Jira ticket en pas de status aan naar ‘done’.

Salesproces

Offreren

Offreren doen wij via Gripp. Dit doe je via een bestaande relatie:

  1. Selecteer relatie of ga direct naar het tabblad ‘offertes’
  2. Nieuwe offerte (selecteer waar nodig nog de relatie)
  3. Selecteer een template. We hebben hiervoor verschillende opties:
    1. Offerte Initieel – gebruik deze wanneer het de eerste offerte betreft richting een relatie. In dit template is informatie opgenomen met betrekking de werkwijze van Emendis, zowel visueel als tekstueel.
    2. Offerte vervolg – gebruik deze indien het een offerte betreft richting een bestaande relatie wie je niet de gehele tekstuele uitleg wilt meesturen. Wel zit in dit template de visuele weergave van de workflow van Emendis verwerkt.
    3. Offerte vervolg-blanco – gebruik dit template wanneer je géén tekstuele of visuele weergave van de Emendis workflow wilt meesturen. Dit kan als het een offerte betreft aan een reguliere relatie of indien de werkwijze Scrum en/of Waterval niet van toepassing is.
  4. Vul een onderwerp in. Wees hierbij niet te globaal. Dit wordt ook de titel van de opdracht en dus planningsweergave.
  5. Geef een slagingspercentage aan wat je verwacht
  6. (Optioneel) – Mocht in de offertefase reeds een deadline bekend zijn kan deze toegevoegd worden.
  7. (Optioneel) – Mocht de relatie werken met inkooporders/referentie of PO’s dan kunnen deze gevuld worden in het ‘referentie klant’ veld. echter wordt deze NIET getoond in onze templates. Zorg er dus voor dat je deze in de omschrijving opneemt.
  8. Voeg tags toe! Deze worden gebruikt voor latere sortering of opvolging. Denk aan onze standaard producten, ‘doorontwikkeling’ etc.
  9. Zorg voor een goede omschrijving. Neem hierin een aanhef en juiste afsluiting mee. Toon daarnaast duidelijk en dikgedrukt de gekozen basis en werkwijze.
  10. Voeg eventuele urenschattingen / functioneel ontwerpen toe als bijlage en selecteer Bestanden delen met klant. Doe je dit niet dan is de bijlage enkel beschikbaar voor intern gebruik in Gripp.
  11. Het vinkje ‘Klant mag online accepteren’ te allen tijde aan laten staan.
  12. Voeg producten toe:
    1. Development
    2. Projectmanagement en testen
    3. Licentiekosten?
    4. Hosting?
    5. SLA?
  13. Selecteer “Verzenden of downloaden” in het rechter menu.
  14. Pas de tekst aan en controleer of de offerte uit jouw naam wordt verzonden. Ook hier het vinkje ‘de ontvanger mag deze offerte online accepteren of afwijzen’ aan laten staan en klik op ‘verzenden’.

Facturatie

Facturen worden klaargezet in Gripp, direct na akkoord op een offerte met de verwachtte toekomstdatum.

Facturatiemoment:
Voor optimale klanttevredenheid en juiste verdeling van de cashflow. De afspreken die we hebben zijn als volgt;

Bedrag (excl. btw) Bij akkoord Tussentijds Bij afronding
0-2.500 0 0 100%
2.500-10.000 50% 0 50%
10.000 < 15% 75% 10%

De tussentijdse facturatie van 75% verdelen we over gelijke delen verspreid over de looptijd van het project.

Herinneringen:

  • Automatisch worden de facturen iedere woensdag herinnerd indien ze in Gripp in de “Actie” tab staan. Mocht je NIET willen dat dit gebeurd dient een factuur op ‘on-hold’ gezet te worden. Dit doen we enkel in overleg met administratie en operations.
  • Indien een factuur de ‘ingebrekestelling’ fase bereikt krijgt een opdrachtgever een laatste waarschuwing die 2 dagen geldig is. Na verloop van deze twee dagen zal de zaak uit handen worden gegeven.
    • Een Ingebrekestelling mailing wordt niet automatisch verzonden
    • Na verloop van de 2 dagen termijn zal richting de opdrachtgever gecommuniceerd moeten worden dat de zaak uit handen is gegeven. Dit geschiedt via het ingeschakelde incassobureau en enkel via administratie.

Contractueel aangemaakte facturen
Binnen Emendis kennen we ook factureren die op contractuele basis worden gegenereerd. Hierbij maken we onderscheid tussen de volgende situaties:

  • Factuur voor licentie, Service Level Agreement of hosting
  • Factuur voor maandelijkse doorontwikkeling (scrum inzet)

Facturen op basis van Licentie, Service Level Agreement of hosting:

  • Deze facturen worden hetzelfde behandeld als reguliere facturen en behoeven geen extra uitleg. Na verloop van de ‘Aanmaning’ fase ofwel het bereiken van de Ingebrekestelling wordt de dienst beëindigd en zal het gerealiseerde product onbereikbaar worden gemaakt

Facturen op basis van maandelijkse doorontwikkeling (scrum inzet):

  • Facturen worden voor het aanvangen van de maand/sprint op de 26e van de maand verzonden
  • Deze facturen krijgen een looptijd mee van 45 dagen. Dit zodat na afloop van de ontwikkeltermijn (45-(30+4)=) 11 dagen betaaltermijn beschikbaar zijn waarin de opdrachtgever het geleverde resultaat ter beschikking krijgt
  • Indien het een doorlopend contract betreft wordt na verloop van de termijn van de voorgaande sprint direct gestopt met verdere ontwikkeling. Pas wanneer de factuur van de voorgaande periode is voldaan zullen de werkzaamheden worden hervat. De contractuele facturatie loopt op dat moment uiteraard steeds door

Salesproces

Offreren

Accountmanagement cyclus

Klant types:
Binnen het klantenbestand van Emendis maken wij onderscheid tussen onze klanten middels een A,B,C,D en L (licentie) verdeling;

A-klanten > € 50.000 / jaar Minimaal 12x per jaar consultancy
(op locatie of naar wens van klant)
B-klanten € 10.000 – € 50.000 / jaar Minimaal 6x per jaar consultancy
(op locatie of naar wens van klant)
C-klanten € 5.000 – € 10.000 / jaar Minimaal 6x per jaar contactmoment
Minimaal 12x per jaar intern kansen beoordelen
D-klanten < – € 5.000 / jaar Minimaal 4x per jaar contactmoment
Minimaal 4x per jaar intern kansen beoordelen
L-Klanten Licentiemodel Minimaal 1x per half jaar contactmoment

Momenteel houden we het laatste contactmoment bij in Gripp. Daarnaast zetten we zodra een van bovenstaande moment is geweest een gespreksverslag met update in de timeline van Gripp. Door het invoeren van een ‘activiteit’ kan je als projectmanager je vervolgactie inplannen.

Gripp settings voor overzicht:
In Gripp kan je eenvoudig relaties instellen zodat je als projectmanager eenvoudig overzicht kunt behouden.

  1. Tab relaties, rechtsboven settings selecteren
  2. Weergave volgorde en actief:
    1. Type
    2. Laatste notitie
    3. Vrije velden
  3. Linksbovenin een filter met “eigen relaties” selecteren.

Afspraken:

  • We nemen Gripp mee in bcc bij relevante mailings.
  • Notities met betrekking tot afspraken en nuttige informatie voegen we als notitie toe aan de timeline.
  • Doorlopende projecten zetten we de “laatste contact” datum op “Doorlopend”. Zodra de applicatie is opgeleverd plaatsen we hier de dag van oplevering wat de notificaties activeert.

Facturatie

Als Emendis streven we een optimale beleving van onze klanten na. Dit doen we door bestaande en afgeronde projecten tegen het licht te houden om zo steeds verder onze processen te verbeteren. Per 7/8/2019 hebben we deze ‘customer journey’ samengevat in onderstaande flow:

Documenting communication:

When a projectmanager has a meeting with a client this should be reported in meeting notes:

  • These meeting notes will be sent the same day, or latest the day after the meeting.
  • When sending the meeting notes Gripp Timeline and manager operations will be in bcc.

All other agreements with the client made in person or on the phone will be confirmed by e-mail. Again; with Gripp timeline in bcc.